Datenschutzerklärung

Informationspflicht des Verantwortlichen bei Erhebung von personenbezogenen Daten gemäß Art 13 und Art 14 DSGVO

Der Schutz Ihrer persönlichen Daten ist uns ein besonderes Anliegen. Wir verarbeiten Ihre Daten daher ausschließlich auf Grundlage der gesetzlichen Bestimmungen (EU-DSGVO, DSG). In diesen Datenschutzinformationen informieren wir Sie über Umfang und Zweck unserer Datenanwendungen. Alle Mitarbeitenden der connexia unterliegen der strengsten Verschwiegenheit, sind auf dem Gebiet des Datenschutzes geschult und erhalten nur für ihre jeweilige Rolle eingeschränkten Zugriff auf personenbezogene Daten.

1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen können Sie sich wenden?

connexia – Gesellschaft für Gesundheit und Pflege gem. GmbH
datenschutz@remove-this.connexia.at
Quellenstraße 16, A 6900 Bregenz
FN257658i | Firmengericht Feldkirch
UID: ATU61468824

Zuständig für die Bearbeitung von Datenschutzanliegen ist Sabine Romanowski (datenschutz@remove-this.connexia.at, M +43 664 88612244).

2. Was sind „personenbezogene Daten“?

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person („betroffene Person“) beziehen. Als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten, zu einer Online-Kennung oder zu einem oder mehreren besonderen Merkmalen identifiziert werden kann, die Ausdruck der physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität dieser natürlichen Person sind.

3. Was bedeutet der Begriff „Verarbeitung personenbezogener Daten“?

Unter „Verarbeitung personenbezogener Daten“ versteht man jeden mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren (EDV/Computer etc.) ausgeführten Vorgang im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten. Gemeint sind also beispielsweise das Erheben, das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung oder Veränderung (Korrektur), das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung, die Verbreitung oder eine andere Form der Bereitstellung, den Abgleich oder die Verknüpfung, die Einschränkung, das Löschen oder die Vernichtung der personenbezogenen Daten. Alle diese Vorgänge oder zumindest Teile davon, müssen wir durchführen, um unsere Dienstleistungen zu erbringen, zu dokumentieren und die Leistungen mit den Kostenträgern abzurechnen.

4. Welche Daten werden verarbeitet und aus welchen Quellen stammen diese Daten?

Es werden nur solche personenbezogenen Daten erhoben, die für die Durchführung und Abwicklung unserer Leistungen erforderlich sind oder die Sie uns freiwillig zur Verfügung gestellt haben.

Wenn Sie eine unserer Dienstleistungen in Anspruch nehmen, müssen wir aus den unten genannten Gründen gewisse Daten verarbeiten. In der Regel sind das:

  • Stammdaten zu Ihrer Person

    • zum Beispiel Name, Vorname, Geburtsdatum, Anschrift, Telefonnummern, Geschlecht, Sozialversicherungsnummer, Staatsangehörigkeit, Mailadresse, Familienstand etc.
    • Wichtiger Hinweis: personenbezogene Daten, welche nicht zur Erbringung der Dienstleistung notwendig sind, erheben wir nicht. Beispielsweise Glaubensbekenntnis, sexuelle Orientierung etc. Es sei denn, der Beratung liegen eben diese Dinge zugrunde.

  • Stammdaten Dritter

    • Sofern nötig, werden auch Stammdaten zu Dritten erfasst, da diese als Fallmitglieder zur Erbringung der Dienstleistung notwendig sind (Familienmitglieder, sonstige Personen aus dem Umfeld etc.)
    • Die personenbezogenen Daten dieser Fallmitglieder unterliegen natürlich den gleichen Datenschutzbestimmungen.

  • Daten zur eigentlichen Betreuung.
    In den zahlreichen Dienstleistungen, welche wir erbringen, werden aufgrund der verschiedenen Inhalte und Ziele jeweils unterschiedliche Daten verarbeitet.

    • Beispielhaft können hier vorkommen: Dokumentation des Beratungsverlaufes, Dokumentation der erbrachten Leistungen, Bewilligungsverlauf zum Fall, Diagnosen, Begründung, warum die Dienstleistung notwendig ist etc.
    • Auch hier gilt wieder, dass Daten, welche für die jeweilige Dienstleistung nicht relevant sind, nicht verarbeitet werden.

Die verarbeiteten personenbezogenen Daten erhalten wir

  • direkt von KlientInnen (persönliches Gespräch, Verwendung eines Online-Formulars auf unserer Website etc.)
  • von Dritten bzw. Systempartnern im Zusammenhang mit unserer Betreuung
  • von der Behörde

Auch sensible Daten, wie Gesundheitsdaten oder Daten im Zusammenhang mit einem Strafverfahren können fallbezogen mitumfasst sein. Insoweit sich Änderungen Ihrer persönlichen Daten ergeben, ersuchen wir um entsprechende Mitteilung.

5. Für welche Zwecke und auf welcher Rechtsgrundlage werden die Daten verarbeitet?
Die Dokumentation im Zusammenhang mit der Finanzierung der Leistungen
Unsere Dienstleistungen werden zu einem großen Teil durch die öffentliche Hand (Bund, Land und Gemeinden) auf Basis gesetzlicher Grundlagen finanziert. Für die entsprechenden Leistungsnachweise müssen wir personenbezogene Daten verarbeiten und diese teilweise auch an die Kostenträger übermitteln.

Aus den genannten Konstellationen ergeben sich für die Datenverarbeitung zudem gesetzliche oder vertragliche Aufbewahrungsfristen.

Die fachliche Dokumentation im Zusammenhang mit gesetzlichen Vorgaben
Bei der connexia – Gesellschaft für Gesundheit und Pflege gem. GmbH sind für die Erbringung der Leistungen MitarbeiterInnen mit zahlreichen unterschiedlichen Professionen angestellt. Diese unterliegen gesetzlichen Vorgaben (GuKG, Kinder- und Jugendhilfegesetz etc.). Diese gesetzlichen Grundlagen verpflichten uns dazu, gewisse personenbezogene Daten zu verarbeiten. Ähnlich wie in einem Verhältnis Arzt-Patient der Arzt dazu verpflichtet ist, Daten wie Diagnosen, Krankheitsverläufe etc. zu verarbeiten.

Aus den genannten Grundlagen können sich zudem gesetzliche Aufbewahrungsfristen für die Daten ergeben.

Die fachliche Dokumentation im Zusammenhang mit dem Beratungsvertrag
Nehmen KlientInnen ein Beratungsangebot der connexia – Gesellschaft für Gesundheit und Pflege gem. GmbH in Anspruch, kommt ein Beratungsvertrag zustande. Die Verarbeitung personenbezogener Daten ist erforderlich, um die Beratung durchzuführen.

Aus der Vertragsbeziehung ergeben sich gesetzliche, vertragliche und haftungsrechtliche Aufbewahrungsfristen.

Es ist daher nicht möglich, das Beratungsangebot und die Unterstützungsleistungen zu nutzen, ohne Daten bekannt zu geben. Die Differenzierung, welche Daten für die jeweilige Beratung erforderlich oder freiwillig erhoben werden, sind beratungsspezifisch und für die KlientInnen transparent nachvollziehbar.

Wir erheben und verarbeiten personenbezogene Daten für die folgenden Zwecke:

  • um mit den KlientInnen zu kommunizieren und unser Angebot bereitzustellen (rechtliche Grundlage: Erfüllung des Vertrages mit den KlientInnen)
  • Fachliche Dokumentation (Leistungsnachweis, Verlaufsdokumentation, Reflexions- und Erinnerungsstütze, zum Teil Diagnosen; rechtliche Grundlage: Vertrag, berufsgesetzliche Verpflichtung)
  • Abrechnung mit den Kostenträgern (rechtliche Grundlage: Vertrag, berechtigte Interessen, gesetzliche Grundlage)
  • Statistische Auswertungen, die im öffentlichen Interesse liegen, mit und ohne personenbezogene Ergebnisse (Jahresbericht, Rückmeldung an den Kostenträger, Bedarfsanalyse; rechtliche Grundlagen: berechtigte Interessen, gesetzliche Verpflichtung)
  • Qualitätssicherung der fachlichen Arbeit (rechtliche Grundlage: Vertrag, berechtigte Interessen)
  • zur Vorbeugung von Missbrauch sowie zur Rechtsverteidigung (rechtliche Grundlage: berechtigte Interessen des Verantwortlichen).

Wir verarbeiten Daten auf folgenden Rechtsgrundlagen:

  • gemäß Art 6 Abs 1 lit b DSGVO zur Erfüllung unserer vertraglichen Verpflichtung
  • gemäß Art 6 Abs 1 lit c DSGVO zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen
  • gemäß Art 6 Abs 1 lit f DSGVO zur Wahrung unserer berechtigten Interessen
  • gemäß Art 6 Abs 1 lit a DSGVO mit Ihrer Einwilligung

Basiert die Verarbeitung Ihrer Daten auf einer Einwilligung, haben Sie das Recht, die Einwilligung jederzeit per E-Mail datenschutz@connexia.at oder schriftlich connexia – Gesellschaft für Gesundheit und Pflege gem. GmbH, Quellenstraße 16, 6900 Bregenz zu widerrufen; es wird allerdings darauf hingewiesen, dass die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung dadurch nicht berührt wird.

6. Wer erhält meine Daten?
Innerhalb der connexia haben jene Mitarbeitenden Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung der vertraglichen bzw. gesetzlichen Pflichten sowie aufgrund berechtigter Interessen benötigen.

Wir übermitteln Ihre personenbezogenen Daten nur in den folgenden Fällen:

  • soweit wir dazu gesetzlich oder vertraglich berechtigt und/oder verpflichtet sind;
  • mit Ihrer Einwilligung; und
  • an Unternehmen, die uns bei der Bereitstellung unserer Dienste unterstützen (einschließlich Hosting und Daten-Storage-Provider); diese Dienstanbieter erhalten Zugang lediglich zu solchen Daten, die sie zur Erfüllung ihrer Dienste benötigen und werden in der Regel als Auftragsverarbeiter tätig, welche die Daten nur nach unseren Weisungen verarbeiten dürfen.

Empfänger personenbezogener Daten können Systempartner (etwa: Kinder- und Jugendhilfe, andere Institutionen aus dem Gesundheits- und Sozialbereich, AnwältInnen, ÄrztInnen,…), Fördergeber (Land Vorarlberg, Bund, etc.), Behörden, gesetzliche Vertreter oder sonstige Personen, die im Beratungskontext Unterstützung bieten, sein.

7. Wie lange werden meine Daten gespeichert?
Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten so lange, wie es nötig ist, um die Erfüllung der oben genannten Zwecke sicherzustellen. Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr benötigen, werden die Daten gelöscht.

Grundsätzlich ist dies für die Dauer der gesamten Vertragsbeziehung. Sowie darüber hinaus gem. den gesetzlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten, die sich u.a. aus dem GuKG, Kinder- und Jugendhilfegesetz, Unternehmensgesetzbuch (UGB), der Bundesabgabenverordnung (BAO), etc. ergeben bzw. zur Abwehr allfälliger Haftungsansprüche oder zur Durchsetzung berechtigter Ansprüche.

8. Welche Datenschutzrechte stehen mir zu?
Sie haben jederzeit ein Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung Ihrer gespeicherten Daten, ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung sowie ein Recht auf Datenübertragbarkeit gem. den Voraussetzungen des Datenschutzrechts. Sofern die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten rechtswidrig erfolgt, können Sie bei der Aufsichtsbehörde eine Beschwerde einreichen: Wickenburggasse 8, 1080 Wien, Telefon: +43 1 531 15-202525, dsb@remove-this.dsb.gv.at.

Werden Ihre Daten auf Basis einer durch Sie erteilten Einwilligung verarbeitet, haben Sie jederzeit das Recht, die erteilte Einwilligung per E-Mail (datenschutz@remove-this.connexia.at) zu widerrufen. Wird die Einwilligung widerrufen, so bleibt die auf Basis der Einwilligung bis zum Zeitpunkt des Widerrufs erfolgte Datenverarbeitung rechtmäßig.

9. Bin ich zur Bereitstellung von Daten verpflichtet?
Wenn Sie uns diese Daten nicht zur Verfügung stellen, werden wir den Abschluss des Vertrages oder die Ausführungen des Auftrages in der Regel ablehnen müssen oder einen bestehenden Vertrag nicht mehr durchführen können und folglich beenden müssen.

Sie sind jedoch nicht verpflichtet, hinsichtlich für die Vertragserfüllung nicht relevanter bzw. gesetzlich und/oder regulatorisch nicht erforderlicher Daten eine Einwilligung zur Datenverarbeitung zu erteilen.

10. Wie kann eine Kontaktaufnahme mit dem/der Datenschutzbeauftragten erfolgen?
Sollten Sie Anmerkungen oder Fragen, Bedenken oder Beschwerden bezüglich der Erhebung und Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten haben, kontaktieren Sie bitte unsere Datenschutzbeauftragte über die folgende E-Mail-Adresse: datenschutz@remove-this.connexia.at

11. Wie wird mit Datensicherheit umgegangen?
Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt durch entsprechende organisatorische und technische Vorkehrungen. Diese Vorkehrungen betreffen insbesondere den Schutz vor unerlaubtem, rechtswidrigem oder auch zufälligem Zugriff, Verlust, Verwendung und Manipulation.

Ungeachtet unserer Bemühungen kann nicht ausgeschlossen werden, dass Informationen, die Sie uns über das Internet bekannt geben, von anderen Personen eingesehen und genutzt werden. Selbiges gilt, wenn Sie uns Informationen per E-Mail zukommen lassen oder einer Kommunikation via E-Mail zustimmen.

Bitte beachten Sie, dass wir daher keine wie immer geartete Haftung für die Offenlegung von Informationen aufgrund nicht von uns verursachter Fehler bei der Datenübertragung und/oder unautorisiertem Zugriff durch Dritte übernehmen (z.B. Hackangriff auf E-Mail-Account, Abfangen von E-Mails usw.).

12. Änderungen dieser Bestimmungen
Diese Bestimmungen werden regelmäßig überprüft, um neuen gesetzlichen Regelungen und Technologien, Änderungen unserer Tätigkeiten und Verfahren sowie dem sich wandelnden Geschäftsumfeld Rechnung zu tragen.

Zuletzt aktualisiert: Mai 2018

  • Bildungsprogramm Frühjahr 2019
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